Automatización de procesos con Configuradores: 7 claves para implantar exitósamente un ecosistema

Las claves para tener éxito en la implantación de Configuradores de Producto: proyectos de innovación tecnológica en procesos

Tras varios años de experiencia y de implantar soluciones de Configuradores de producto (o técnicos o comerciales) para automatizar procesos técnicos en departamentos de ingeniería, oficinas técnicas, planificación, producción y otros, estimamos que tenemos muy claro cómo lograr el éxito en estos proyectos y qué problemática os encontrareis para arrancar y culminar un proyecto de esta índole.

No nos cansamos de repetir que estos proyectos son transversales a toda la empresa, no solo afectan a un departamento en concreto sino que le llega a toda la compañía: las ventajas y la transformación es general y repartida.

En esta serie de siete capítulos de la que damos comienzo con esta publicación a modo de resumen, mostraremos y daremos solución a los siete principales obstáculos con los que se encuentras las empresas en su desarrollo. ¡Atención! No queremos sentar cátedra, únicamente describiremos cómo hemos solucionado e implantado estos proyectos de automatización de procesos nosotros mismos junto a nuestros clientes, cuya colaboración suele ser indispensable.

1. Mi producto es especial y no puede ser introducido en un Configurador

El principal problema que hemos visto con muchas empresas es la definición de producto especial. Prácticamente, todas las compañías aseguran que su producto es distinto a la competencia porque el suyo es especial, que se sale del estándar del mercado. Y según ellos, no se puede automatizar «porque cada cliente nos solicita algo diferente».

Nuestra respuesta siempre es la misma: ese producto tan especial lo habrás definido con unas reglas de ingeniería que se basan en tus conocimientos, la capacidad de fabricación y otros aspectos, ¿verdad? Pues necesitamos esas reglas para incorporarlas al Configurador, de modo que puede proporcionarte la solución cuando tú la busques y coincidan ciertos criterios. El configurador no inventa nada, «solo» te ofrece las soluciones y alternativas que tú, previamente, ya has ingeniado y que declaras como instrucciones técnicas de tu departamento, empresa o grupo.

2. Tener un visión global y panorámica del producto y su ciclo dentro de la empresa

Los puristas lo llaman visión holística del producto, nosotros nos conformamos con la palabra PANORAMICA, disponer de un buen zoom que nos permita comprender el comportamiento del producto dentro de la empresa y el ciclo de vida de un pedido. Es fundamental. Probablemente, sea difícil encontrar una persona que tenga toda esa visión, puesto que será la suma de las visiones de todos los grupos de interés quienes nos ofrezcan dicha panorámica. Este problema se resuelve conversando con los responsables del producto y los responsables del ciclo de vida del pedido: dejamos cualquier aspecto en el tintero puede significar una pérdida en el rendimiento del proyecto o gastos adicionales para corregirlo a posteriori.

Este punto es clave para afrontar el reto de crear una automatización integral de los procesos de la empresa. Si tenemos la panorámica completa podremos elegir la mejor estrategia para dicha automatización, ¡sino iremos a ciegas!

3. Tener definido el producto y los procesos antes de comenzar

Otro problema habitual a la hora de afrontar un proyecto de automatización reside en que, como suelen ser productos complejos con mucha variabilidad y configurabilidad, éstos no estén completamente definidos y que la ingeniería del mismo resida en diferentes parte de la empresa y diversos colaboradores. No es inusual que no esté recogida dicha sabiduría en instrucciones técnica de diseño, de fabricación, fichas técnicas o de otra índole; por ello, ¿cómo vamos a crear un Configurador de un producto que no tenemos definido completamente?

Y, otro punto interesante: por su naturaleza de complejos y por tener el conocimiento repartido, es probable que los distintos ingenieros que tiene que definir al detalle un pedido en concreto, suelan dar soluciones diferentes entre ellos al mismo problema. Es decir, que no se haya estandarizado el producto por diversas causas: tiempo, rotación en el puesto, productos muy variables,… Nos encontramos en la misma tesitura, si no hay una misma solución, ¿cómo pretendemos que la ofrezca el Configurador llegado el caso?

Bien, llegamos a la conclusion de que este tipo de proyectos nos obligan a decidir, a definir el producto, a crear reglas iguales para todos los miembros técnicos, a seguir una pauta y a estandarizar soluciones en la medida de lo posible. Así, una vez más, estaremos en el camino adecuado para ofrecer la mejor estrategia y definir nuestro configurador adecuadamente al producto en cuestión.

4. Para qué queremos automatizar y qué objetivos buscamos

Tan importante como la definición del producto es el saber qué objetivos se buscan con la automatización. No sirve una mera aproximación o genéricos deseos comunes a otros clientes o competidores: se debe ser muy exacto para poder moldear la mejor estrategia posible.

Hemos visto como empresas se pierden incluso en esta definición de los objetivos y como diferentes departamentos técnicos se contradicen en el objetivo común final. Nosotros podemos orientar y asesorar, pero siempre será necesario que los clientes definan sus objetivos: obtener un 3D completo, una oferta, un listado de materiales, planos de fabricación, etc. ¿Qué ventajas de la automatización queremos, exactamente?

Un cliente, que no veía claro el proceso de la automatización, nos espetó que prefería contratar a otro ingeniero antes que liarse con un proyecto de envergadura. Desde nuestro punto de vista, estaba equivocado, pero si no tienes claro para qué automatizas, no empieces el proyecto y busca soluciones alternativas.

5. Construir equipos, relaciones y adquirir habilidades para automatizar

Otro punto crítico que debe abordarse en proyectos con configuradores es la de los equipos humanos. Nos enfrentamos a algo nuevo, muy diferente a lo que estamos acostumbrados a hacer y manejar, todo es tan radicalmente distinto que nos abruma en muchos aspectos: ¿esta implantación va en contra mía? ¿cómo vamos a mantener este monstruo? ¿quien será el responsable de los errores: el programa o yo? ¿cómo podemos formarnos y no depender de nadie tras la implantación?

Ciertamente, es la parte más humana del proyecto y que se asimila a otro tipo de proyectos de innovación: cómo se afronta el cambio. Lo principal, estos proyectos sirven para mejorar la productividad de los departamentos implicados y la competitividad de la empresa, en general; así que todos deberían ser beneficiados por el mismo.

La forma de mantener el proyecto y el configurador o configuradores creados en el mismo, y la manera de crecer, será una decisión del cliente. En SAMAT trabajamos de muchas maneras diferentes y siempre buscando la mejor opción para el cliente, ofreciendo nuestro apoyo y formación necesarias con diferentes soluciones y servicios de automatización. Cuestión vital sin duda alguna, hemos visto proyectos de estas características fenecer porque el usuario final del mismo no aportaba lo que se precisaba de él. No importa que la alta dirección estén convencidos del proyecto que si no está toda la compañía volcada con ello, el fracaso será una opción muy clara.

6. ¿Esto es muy caro?, ¿de dónde saco el dinero?

En SAMAT entendemos esta problemática y este punto crítico, pero podemos certificar caso a caso como lo caro es, precisamente, seguir haciendo todo igual, a mano, con músculo en lugar de con cabeza. Este punto va muy ligado con el punto número siete; pero aquí veremos ideas que ha convencido a otros clientes: el retorno vía desgravación fiscal por proyecto de innovación tecnológica en procesos del 12%, que incluye el pago a terceros de sus servicios, las ayudas regionales, nacionales y europeas; como por ejemplo, el CDTI o los Next Generation. Y el propio proyecto que ser irá pagando el solito conforme vayan transcurriendo las semanas y se sucedan los pedidos.

7. Analizar el retorno de inversión, ¿cómo?

Finalmente, hablaremos de como analizar el retorno de inversión (ROI) de un proyecto de innovación tecnológica en procesos como es este. Muchas empresas no consideran el cálculo previo porque les cuesta recabar toda la información sobre el coste de los procesos que se llevan a cabo en un ciclo de vida del producto: ¿imputo las horas perdidas por comercial en cada pedido? (Desde luego que sí). ¿Cómo valorizo el tiempo perdido mientas resolvemos dudas y el cliente espera días a una contestación? (Difícil sin duda, de valorar). Y así un largo etcétera de cuestiones que el Configurador eliminará completamente. Pero si no hacemos ese cálculo, esa estimación, no sabremos a ciencia cierta el beneficio de la automatización, lo valioso que es el proyecto ni cuanto merece la pena una inversión decidida.

No obstante, en SAMAT tenemos soluciones imaginativas para aquellos clientes que no quieren hacer un estudio similar y prefieren un «llaves mano» donde no se tengan que preocupar ni de los servidores donde se alojará el Configurador Web. ¡Todo es posible!

Conclusión

En fin, una serie de artículos apasionante para despejar dudas sobre cómo arrancar e implantar proyectos de innovación basados en Configuradores. ¡Automatiza porque la competencia está en ello! Te dejamos aquí un listado de ejemplos de automatización exitosos en formato video para ir haciendo boca 😜.

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