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Introducción
En el mundo de la ingeniería y la gestión de proyectos, los cuellos de botella son un enemigo frecuente. Cuando una parte de un proceso opera mucho más lento que el resto, se genera una acumulación de trabajo que afecta la productividad general. Ante este problema, una solución intuitiva pero a menudo equivocada es simplemente contratar más personal.
Sin embargo, esta estrategia puede no ser la más adecuada y, en muchos casos, agravar la situación. En este artículo te cuento por qué esto ocurre y cómo automatizar la oficina técnica puede ser la solución efectiva que necesitas, respaldado por ejemplos y casos de éxito de SAMAT.
El mito de resolver problemas contratando más personal
Cuando nos enfrentamos a un cuello de botella, la idea de «más manos» parece la solución más lógica y máxime si nos aprietan lo plazos. Sin embargo, contratar más personal no solo no garantiza una mejora, sino que puede empeorar la situación por varias razones:
1. Aumento de la complejidad organizativa
Cada nueva contratación implica una mayor carga de gestión. Es necesario formar al nuevo personal, integrarlo en el equipo y supervisar su trabajo. Esto puede provocar que los responsables de la operativa se vean desbordados, desviando su atención de la solución real del problema.
O contratas a un experto para que sea operativo desde el minuto uno o formas a alguien para que lo sea dentro de unas semanas, meses o años, dependiendo de la dificultad y del tiempo del que dispongas: ambas soluciones te van a costar dinero. Nunca se sabe cuál es la mejor ni la óptima ni la barata.
Y otra cosa, si son tareas muy repetitivas, al principio puede que guste la novedad, pero si tu personal en mínimamente inquieto intelectualmente hablando, pronto se cansarán de hacer lo mismo y tendrás una alta probabilidad de que se marchen de la empresa, ¡con lo que invertiste en formarlos! ¿verdad? Otro desperdicio que sumar.
2. Incremento de costes a largo plazo
Contratar más empleados supone asumir costes adicionales: salarios, beneficios, formación, herramientas y espacio de trabajo. Estos costes se acumulan y no siempre se traducen en una mejora proporcional en la productividad. Además, puedes llegar a la conclusión, tardía, de que te has equivocado con la persona o personas contratadas, que no rinden lo esperado o que no trabajan a tu gusto: es un coste muy elevado de soportar. Incluso, mentalmente. Además, ¿y si luego baja la producción? ¿qué haces?
3. Las ineficiencias de base persisten
Además, los cuellos de botella suelen ser un síntoma de problemas estructurales en los procesos; no suelen surgir así porque sí, hay algo detrás. Agregar personal no eliminará el problema real si lo piensas bien. Si una máquina es el factor limitante o si el flujo de trabajo está mal diseñado, duplicar el número de operarios no solucionará el problema. Poner más manos a algo ineficiente no eliminará la ineficiencia, ¡la aumentará!
4. Falta de escalabilidad
A medida que una empresa crece, depender exclusivamente de aumentar el personal para cubrir la demanda se vuelve insostenible. La escalabilidad requiere procesos más eficientes, no solo más personal. ¿Qué vas a hacer si, por ejemplo, gracias al plan de ventas de la empresa se consiguen aumentar los pedidos un 20%? ¿Vas a contratar un 20% más de personal? ¿A todos les vas a enseñar como se confecciona tu producto en la Oficina Técnica? ¿Estás preparado para ello? Ver puntos anteriores para responder.
La automatización: una solución sostenible y eficiente
Entonces, ¿qué hacer? Te propongo que hagas lo que me contestó Josep, dueño y director de una conocida empresa de fabricación de ascensores de Barcelona:
«DaviD, tenías razón, cuanto más personal meto en la oficina a causa del aumento de pedidos, más problemas tengo y más retrasos acumulo, ¡tengo que automatizar los procesos en la oficina técnica!».
Es decir, frente a las limitaciones y problemas de contratar más personal, la automatización se te presenta como una alternativa robusta y casi la única, ¡además de ser la más eficiente y barata! Automatizar no solo optimiza los procesos actuales, sino que también prepara a la empresa para enfrentarse a mayores volúmenes de trabajo sin necesidad de inversiones desproporcionadas en mano de obra.
De hecho, tenemos clientes como European Special Ladders donde han contratado más ingenieros pero no para atender los procesos de la oficina, sino para encarar con éxito proyectos especiales de mayor valor añadido.
Beneficios de automatizar la oficina técnica
1. Eliminación de los cuellos de botella reales
La automatización permite identificar y abordar los puntos críticos en los procesos. Por ejemplo, en SAMAT, implementamos un sistema automatizado para Lecitrailer, uno de los principales fabricantes de semirremolques. Lecitrailer enfrentaba un cuello de botella en su proceso de oficina técnica debido a la gestión manual de ciertos flujos de trabajo. Al automatizar el sistema de configuración y producción, lograron reducir el tiempo de ciclo en un altísimo porcentaje, incrementando la capacidad sin necesidad de contratar más personal.
2. Consistencia y reducción de errores
Las tareas repetitivas realizadas por humanos están sujetas a errores, por mil razones que ya sabes, cuando llevas picando datos cuatro horas el 10.010 se parece mucho al 10.100 y es un error tonto pero de consecuencias importantes para la empresa. Los sistemas automatizados trabajan con una precisión constante, garantizando productos y servicios de mayor calidad. Recuerdo la bronca que le cayó a un compañero mío hace muchos años porque se había equivocado en un solo dato de los 3.500 que manejaba al día (eso hacen 77.000 datos al mes, unos 800.000 al año): había cambiado la mano de apertura de la puerta de izquierda por derecha,… en un pedido de trece ascensores. Un error del 0,03% día había supuesto un coste a la empresa de varios miles de euros.
3. Escalabilidad
Una vez automatizado un proceso, la empresa puede manejar mayores volúmenes sin necesidad de cambios significativos. Esto es clave para empresas que buscan crecer de manera sostenible. Para un configurador igual le da hacer un pedido que mil. No se cansa, no se estresa, no se queja, y si lo quieres pensar así, ¡hasta le gusta!
4. Reducción de costes a largo plazo
Aunque la automatización requiere una inversión inicial importante, no lo voy a negar, ¡hay que meter en un software toda la ingeniería y procesos de tu producto! Fácil no parece; los ahorros a largo plazo superan con creces esta inversión. Menos errores, menos desperdicio y mayor eficiencia contribuyen a un retorno de la inversión rápido, de modo que cuando amortizar la inversión, los ahorros son para siempre.
5. Flexibilidad operativa
La automatización permite redirigir al personal existente a tareas de mayor valor añadido, como innovación o mejora continua. Desde luego, a tu personal experto en tu producto y que conoce la empresa, podrás sacarle un partido y un valor que no imaginas: no sabes lo preparado que está tu personal y la de cosas que será capaz de hacer y lo que le motivará que les tengas en cuenta para estos nuevos retos.
Ejemplos concretos de automatización de oficinas técnicas
Automatización en Lecitrailer
«La parametrización y automatización de procesos nos permitirá invertir el tiempo en lo que realmente aporta valor al diseño». Enrique Fuertes, responsable de la Oficina Técnica de Lecitráiler.
Lecitrailer es un ejemplo perfecto de cómo la automatización puede transformar una operativa. Antes de trabajar con SAMAT, su principal reto era la saturación en el área de oficina técnica, incluso les costaba abrir los planos, los modelos 3D, era difícil trabajar como ellos sabían que debían trabajar, donde los tiempos prolongados afectaban la capacidad de producción. Al automatizar los procesos de configuración de pedidos y sincronizarlo menor con el resto de la empresa, se logró:
- Reducir los tiempos de producción enormemente.
- Mejorar la dedicación en los pedidos personalizados o especiales.
- Evitar la contratación de personal adicional, optimizando al máximo los recursos existentes y formando al personal de una forma más rápida.
Los resultados no solo mejoraron la eficiencia: “Gracias a SAMAT, hemos modernizado nuestra producción y ahora podemos responder más rápido a las necesidades de nuestros clientes”.
¿Por dónde puedes empezar?
Si tu empresa tiene cuellos de botella, el primer paso no es contratar más personal, sino analizar los procesos actuales para identificar las verdaderas limitaciones. Desde SAMAT te ofrezco personalmente servicios de consultoría especializados en optimización y automatización. Nuestros casos de éxito son prueba de que invertir en tecnología y eficiencia es la clave para un crecimiento sostenible.
Algunos pasos iniciales incluyen:
- Mapeo de procesos: Identificar los flujos de trabajo y las áreas problemáticas. Es importante ver que si hay procesos ineficeintes hayque corregirlos con anterioridad a una automatización. Bill Gates decía que «automatizar la ineficiencia empeora los resultados gravemente».
- Análisis de datos: Recopilar y analizar datos de entrada, de procesos y de salida para entender dónde se producen los cuellos de botella.
- Implementación de soluciones a medida: Diseñar e implementar sistemas automatizados que se ajusten a las necesidades específicas de tu negocio.
Conclusión
Contratar más personal para resolver cuellos de botella puede parecer una solución rápida, pero rara vez es la más efectiva o sostenible. La automatización, en cambio, ofrece beneficios tangibles a corto y largo plazo: elimina los problemas de base, mejora la calidad, reduce costes y prepara a tu empresa para un crecimiento escalable.
En SAMAT hemos visto cómo la automatización transforma negocios, desde la gestión de almacenes hasta procesos de producción. Si estás listo para llevar tu operativa al siguiente nivel, contáctanos. Juntos podemos convertir los cuellos de botella en oportunidades de crecimiento.
