Por qué tu compañía debe utilizar el gestor documental PDM nº 1

Cuántas veces un cliente nos ha descrito su problemática diaria en cuanto a la gestión documental se refiere y todas las actividades aparejadas a ello: desde la mala comunicación con otros departamentos hasta los trabajos internos de la oficina técnica sobre el manejo de ediciones de un mismo archivo, sea este un modelo CAD, una ficha técnica o, incluso, un formato de pedido en concreto.

Para la gestión y organización de los documentos o archivos de un proyecto dentro de una compañía deben utilizarse herramientas que nos aporten beneficios, por ello queremos mostrar una serie de razones por las que se debería implantar el gestor documental PDM. La eficiencia en la gestión de datos de diseño debe de estar a la altura de otras herramientas utilizadas para tareas de diseño, administración, automatización de modelos 3D o informes KPI de gestión interna de la empresa. ¡No puede suponernos un cuello de botella la gestión documental!

¿Qué es un PDM y para qué sirve?

Es muy importante cuando hablamos de un concepto, programa o utilidad, en primer lugar, no dar por hecho que todo el mundo conoce qué es o, lo más importante, qué potencial puede ofrecer. Por ello, antes de comenzar, debemos explicar qué es un Gestor Documental y lo haremos con nuestras propias palabras. Para definirlo, no vamos a introducir ningún concepto teórico complejo, sino que hemos preferido relatar una serie de características principales que, para nosotros, son sus ventajas principales. Nos hemos centrado en el gestor documental PDM que conocemos bien: PDM Professional de SolidWorks, Dassault Systems: 

Seguridad 

¿Cómo gestionáis las copias de seguridad en vuestra compañía? ¿Qué pasa si alguien trata de sobrescribir nuestros archivos? 

PDM funciona como un almacén en red en el que se guardará todo el contenido sobre el que estamos trabajando. De esta manera, todos los componentes registrados en el gestor permanecerán totalmente seguros en su interior (solo deberemos hacer copias de seguridad recursivas del servidor y no de todos los equipos de sobremesa). 

Como explicaremos más adelante, la tranquilidad que ofrece el trabajar con PDM es enorme ya que cualquier tarea rutinaria como “eliminar”, “pisar” o “editar” cualquier archivo ya no será definitivo y tan crítico como sucede si no dispones de una herramienta de este tipo. Estas herramientas disponen de características internas que permiten recuperar archivos eliminados o versiones previas de archivos editados. 

 Ahorro de espacio 

¿Trabajas en local y tienes que copiar y pegar el contenido de tu trabajo a tu servidor diariamente? ¿Tiene que tener todo el mundo carpetas de elementos comerciales o de clientes replicadas para no tener que subir/bajar archivos al servidor? 

 Aunque en ocasiones no es un problema muy corriente o una ventaja muy valorada, hay que tener en cuenta que el uso de PDM hará que la totalidad de los archivos se guarden en un servidor, dejando libres los equipos a nivel local.  

Trabajando con un gestor conseguiremos que solo se descarguen al equipo local aquellos archivos que necesitemos editar, subiéndolos de nuevo al servidor cuando los guardemos y registremos. Esto descargará en gran medida tu equipo para disponer de más espacio y mejor rendimiento en todos los ordenadores de la compañía. 

Dato Único

¿Dibujas las mismas piezas todos los días para proyectos diferentes? ¿Reutilizas ensamblajes, repitiendo planos de piezas que ya habíais hecho? ¿Tenéis problemas para saber cuál es el archivo “último” porque habéis pisado el mismo varias veces? 

Unido al ahorro de espacio y la seguridad de que nada se va a perder, el gestor documental nos dotará de la característica de que todos los archivos serán únicos. Esto quiere decir que nunca habrá dos componentes colocados en el mismo sitio y con el mismo nombre. Es decir, defendemos la filosofía de Ingeniería SAMAT del Dato Único en la empresa.  

Si además utilizamos el configurador de producto, DriveWorks, podremos averiguar si las piezas que necesitamos ya existen en el almacén y las reaprovecharemos, generando en cada pedido sólo las piezas necesarias y reduciendo el mantenimiento de componentes y el tiempo de generación de estas. 

Control de versiones y revisiones 

¿Guardáis todas las revisiones realizadas en una pieza, o solo la actual? ¿Perdéis el trabajo realizado durante la vida de una pieza por guardarla y sobrescribirla sin conservar versiones? ¿Guardáis versiones de una pieza, en archivos distintos, para poder “rescatarlas” si me equivoco en el diseño? 

 Lo primero y más interesante de este apartado será aclarar cuál es la diferencia entre estos dos conceptos: 

1. Versión de un archivo: Este número es automático y lo gestionará el gestor documental, PDM, que guardará una revisión de cada componente cada vez que lo registramos con el fin de poder llevar un control y disponer de un histórico que recuperar en cualquier momento. Esta propiedad será de gran utilidad para ver de un solo vistazo qué “vida” ha llevado el componente, quién ha realizado sus ediciones y así evitar errores cometidos. 
2. Revisión de un componente. En este caso el número se cambiará a mano, bien por un proceso o transición del gestor documental o bien por otras razones de índole interno. Dicha revisión en sí no trae consigo una ventaja, pero debemos conocer que PDM nos informará en el histórico de cada pieza de la revisión asociada a cada versión guardada. De esta manera, podremos “recuperar” fácilmente la revisión de la pieza que deseemos. 

 En este apartado las ventajas de un gestor documental son claras. Un gestor bien utilizado nos permitirá: 

1. Recuperar cambios antiguos o incluso eliminarlos,  
2. Ver quién realizó un cambio en una pieza para consultarle y tener la posibilidad de eliminar esa modificación 
3. Comprobar la evolución de la pieza desde las últimas revisiones 
4. Disponer de una misma pieza montada en diferentes conjuntos con diferentes revisiones (cada una actual al momento en el que se hizo). 

Búsquedas y gestión general 

¿Tardamos mucho tiempo en encontrar archivos o proyectos antiguos? ¿Utilizamos “Windows” como buscador para encontrar un archivo que hemos perdido? 

Utilizar PDM trae consigo de manera indirecta algunas ventajas que no son de por sí, funcionalidades del software. Una de ellas es que al tener el Gestor, y la obligación de guardar todo en él (por seguridad ante todo), eliminamos la libertad de guardar y conservar archivos con nombres o en rutas no definidas con anterioridad.  

Además, el Gestor nos dotará de un gran potencial de búsquedas dentro del sistema, se acabó el perder tiempo yendo a buscar archivos a rutas largas y latosas, o incluso en rutas desconocidas. Con el Gestor documental podremos buscar fácilmente cualquier archivos por cualquiera de las propiedades o datos que lo definen. 

Información complementaria 

¿No podemos ver cómo es una pieza sin abrirla en nuestro software CAD? Si podemos pero, ¿no conocemos ninguna información interna del componente si no lo abrimos? 

PDM, además de todo lo comentado anteriormente, ofrece al usuario una serie de información que puede resultar muy útil y ahorrarnos mucho tiempo en el día a día. Nos muestra, por ejemplo, información de las configuraciones que tiene un componente o de todas sus propiedades (material, proyecto, quién la dibujó, etc) en una tarjeta de datos. 

Nos proporcionará listas de materiales de los conjuntos para saber qué piezas forman los equipos sin necesidad de abrirlos. Por descontado, nos previsualiza modelos y planos permitiéndonos hacer zoom para ver el dato o parámetro necesario de los mismos. 

Y, además, ¡gratis! 

MUY IMPORTANTE. Para ayudarnos a decidirnos definitivamente: ¿y si te dijéramos que si dispones de una licencia “Professional” o superior de “Solidworks” esta herramienta es gratuita en su versión Standard?  

SAMAT te ayuda con la implantación PDM

Y aquí va otra muy buena razón para implantar un PDM: Ingeniería SAMAT te puede ayudar a su implantación porque tenemos en cuenta tu producto, las automatizaciones de los CAD 3D y contaremos con tus procesos internos para mejorarlos, si es posible, y para agilizarlos, de modo que no represente la Gestión Documental un cuello de botella en tu empresa.

¿Hablamos? 

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