Flujo completo automatizado del pedido

Ciclo de vida un pedido: cómo automatizarlo con el configurador

La industria 4.0 tiene que estar basada en la ingeniería 4.0 para que el fracaso no sea una opción.

El artículo forma parte de la serie Una visión panorámica de la automatización :

Comenzamos un nuevo capítulo dentro de esta Serie donde vamos a escribir sobre nuevas funcionalidades y posibilidades que puede abrir un configurador dentro de una compañía para automatizar y digitalizar procesos internos.

Para grandes o medianas compañías que dispongan de herramientas de gestión implementadas, el configurador podrá cohabitar y realimentarse con dichas herramientas, y tanto para estas empresas como para el caso de PYMEs, el configurador se convierte en la herramienta que gestione transversalmente el ciclo completo de un pedido.

En este artículo se describe el paradigma de flujo de pedido gestionado por el configurador que hemos observado en muchas empresas pertenecientes a sectores muy distintos. La capacidad del configurador permitirá adaptar las necesidades reales de cada compañía y personalizar la solución: al contrario que ocurre con los ERP donde la empresa se tiene que amoldar al software, en este caso, el software (el configurador) se adapta y mejora tus procesos de forma particularizada..

Vista general del flujo de trabajo

Cuando pensamos en un configurador de producto, la idea que nos viene a la cabeza es algo así como un formulario de datos que sirven para rellenar un pedido y obtener una serie de entregables. Sin embargo, una de las partes más importantes que puede gestionar un configurador es el flujo completo del pedido. ¡No todos los configuradores configuran, cuidado!

Desde que el momento que el equipo comercial comienza a generar una venta hasta que el producto finalmente se entrega, en toda compañía el pedido va pasando por distintas fases en las que se van desarrollando distintas tareas en distintos departamentos.

A continuación, se muestra un ejemplo de las fases que formarían un flujo de trabajo «estándar» en cualquier compañía:

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Este flujo por sí mismo podría tener sentido y ser suficiente en algunos casos, pero el configurador además nos da la capacidad de gestionarlo mediante la implantación de usuarios con diferentes permisos y la asignación y programación de diferentes tareas y resultados en cada una de las fases del pedido en función de determinadas opciones.

Es decir, no hablamos de una herramienta estandarizada a la que adaptarse, hablamos de una herramienta que posibilitará crear el flujo real de trabajo implantado (o deseado) en tu compañía. Para profundizar en todo esto, pasamos a especificar cada uno de los puntos en detalle.

Creación de usuarios

Poder utilizar un flujo de trabajo en nuestro configurador podrá aportar ventajas al proceso, pero el uso de perfiles de usuario puede dotar de una potencia aún mayor. Las soluciones que aplicamos en nuestros proyectos siempre van enfocadas a quién va a utilizar la herramienta y en qué momento del ciclo del pedido lo hará. Y para no dejarnos ningún detalle, se perfilan, a continuación, algunos tipos de usuario característicos habituales en nuestros clientes:

  • Comercial: utilizará el configurador desde una tableta, PC o directamente desde el móvil. El configurador permitirá realizar tantas ofertas y modificaciones de las mismas como sean necesarias para facilitar el proceso de venta del producto. Simplicidad, velocidad y comodidad.
  • Responsable Comercial: tendrá acceso al gestor de pedidos. Podrá ver todas las ofertas disponibles en curso y, si encuentra algún problema o debe realizar alguna modificación, podrá editar las ofertas existentes y avisar al comercial, o simplemente, dar el visto bueno a la venta y disparar el proceso interno. Control.
  • Técnico: Recibirá el aviso del configurador cuando las ofertas necesiten de una validación técnica para que editarlas y aprobarlas. A partir de aquí, podrá ver los pedidos y gestionar los detalles técnicos finales (diseño, fabricación, etc.) para obtener la documentación de fabricación. Validación y lanzamiento a producción.
  • Responsable Fabricación: Al acceder a la herramienta podrá ver los pedidos preparados para fabricar, revisar la información y documentación obtenida y cambiar el estado para expedición una vez haya finalizado el proceso.
  • Responsable Expedición: Recibirá los pedidos ya fabricados y, tras gestionar las fases de expedición y la entrega del pedido, cerrará el flujo del pedido con el cliente satisfecho.
  • Administrador: Además de ser el único usuario capaz de alterar cualquier fase del flujo presentado, será el super-usuario que dispondrá de la suma de los poderes del resto de usuarios.
  • *Cliente: Será muy importante en el flujo del pedido. Ya sea como primer usuario del configurador para aquellas ventas directas al cliente final vía web, o por el feedback dado en cada uno de los pasos.

Primera fase: Configurador comercial

El configurador comenzará cuando se genere una nueva necesidad. En ese instante se inicia un «Nuevo» proceso donde se guía al usuario para rellenar los datos necesarios en el configurador para realizar una Oportunidad o, si disponemos de la información necesaria del cliente y su aprobación, dar de alta la Oferta directamente. El mero hecho de utilizar el flujo de trabajo en el configurador nos permitirá tener una visión general y específica del estado actual de los proyectos de la empresa. Podremos comprobar qué tipo de proyectos crean más oportunidades, cuántas de ellas se convierten en ofertas y más tarde en pedidos, o cuántas de ellas se acaban desechando; de este modo, podremos obtener conclusiones basadas en los datos reales.

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En este tipo de flujos de trabajo o workflows suele suceder que para pasar de Oportunidad a Ofertado, dependiendo de la complejidad del producto, deba intervernir algún perfil más técnico para validar que el proyecto tiene visos técnicos de realizarse. El mismo configurador permitirá que dicho usuario técnico acceda al configurador, filtre las oportunidades, revise lo necesario y la pase al estado de Ofertado. Para ello, se podrán automatizar tareas para que, cuando la nueva necesidad pase a ser una Oportunidad y deba intervenir un técnico, se le avise mediante un correo electrónicos directamente, por ejemplo.

  • Permisos: Solo el Responsable Comercial podrá cancelar y recuperar ofertas, además de que será el único que podrá ver todas ellas. Los perfiles comerciales solo verán las propias y los técnicos solo aquellas en las que se necesite su participación.
  • Entregables: Al alcanzar la fase de «Ofertado», el configurador podrá generar un documento de presentación formal de la oferta para que el cliente la firme (con algún plano u otra documentación de apoyo), podrá dar de alta la oportunidad u oferta en el ERP, incluso generar una vista en 3D para visualizar el producto de maenra realista, etc.

Segunda fase: Configurador técnico

Todas aquellas oportunidades que acaben siendo ofertas, con o sin intervención técnica, deberán ser aceptadas por el cliente. Una vez sean aceptadas, podremos considerarlas «Pedido» y a partir de él deberá colaborar el departamento técnico para prepararlo para la fabricación. ¡O no! Si el producto y el pedido están completamente definidos pasarán directamente a la gestión de planificación sin más intervención humana.

Importante: La fase oferta-pedido podrá ser iterativa hasta la consecución de un acuerdo final que satisfaga completamente las necesidades del cliente. El configurador nos permitirá crear versiones y revisiones fácilmente para que la gestión de los cambios y la obtención de nuevos entregables sea sencilla y prácticamente automática. La velocidad en este proceso y la sencillez de gestionar modificaciones es una ventaja competitiva para ganar el pedido.

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Un configurador integral y transversal como el que proponemos permitirá al departamento técnico realizar una rápida revisión general, añadir aquellos factores en el pedido que, si bien no afectan a la oferta o el precio, podrán facilitar la fabricación o gestión de stocks, y generar toda la documentación necesaria de manera automática.

Permisos: Solo el departamento técnico podrá lanzar la generación de entregables de fabricación y deberá revisar la información antes de pasar el pedido a producción.

Entregables: Desde los clásicos modelos CAD 3D, planos de fabricación, planos de conjunto, soldadura, listados automáticos, cálculos normativos, cálculos por elementos finitos, desarrollos de chapa en DXF, hasta esquemas eléctricos, hojas de pedido de materiales, órdenes de fabricación, órdenes de compra, listados de tornillería y todos los documentos que podáis imaginar. ¡Hasta manuales de montaje personalizados a coste cero!

Esta es la fase en la que el tiempo ahorrado puede ser mayor teniendo en cuenta cuántas tareas diarias podrían ser automatizadas y, sobre todo, estandarizadas. Hablamos de más del 95% del tiempo ahorrado.

Tercera Fase: Configurador desarrollo

Con todos los entregables de producción creados y revisados podrá comenzar la fase de producción. En estas fases el desarrollo propio en las herramientas de gestión de las compañías suele estar muy desarrollado, pero esto no será una pega, será una ventaja ya que el configurador podrá cohabitar con las herramientas de gestión (MRM, ERP, BBDD, Excel, …) sin ningún problema.

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Permisos: Cada una de las 2 fases finales será gestionada por el Responsable en cada una de las áreas.

Entregables: En estas fases podremos obtener los manuales de montaje si no estaban realizados previamente, las instrucciones técnicas, manuales de mantenimiento, listado de repuestos, gestión de etiquetado, obtención de la distribución de embalajes, etc.

Por último, una vez se ha preparado y realizado la expedición del material, podremos dar el pedido por entregado y el cliente satisfecho. A partir de aquí, el ciclo que hemos utilizado como ejemplo termina, pero no desaparece, es decir, para cualquier postventa o problema que pueda surgir sobre el mismo dispondremos de toda la información registrada y podremos consultar lo que necesitemos.

Diseña tu propio flujo. Todo es posible

Una de las fases más importantes de los proyectos será la definición de este flujo de trabajo para poder obtener el máximo beneficio del proyecto desde el principio.

Desde flujos de trabajo en tres fases hasta aquellos que puedan contener más de veinte, todos serán válidos siempre y cuando sean diseñados, pensados y creados para sacar el mayor beneficio a la empresa.

Ventajas obtenidas

Pasamos a realizar un resumen punto por punto de las principales ventajas obtenidas utilizando un sistema como este:

  1. Control absoluto del presente de la compañía. Todo el equipo que forme la compañía, los responsables de las distintas áreas y la dirección general podrá tener un control del estado actual de todos los pedidos en tiempo real.
  2. Dato único <-> Responsable único. Los datos se introducirán solo una vez y como insistimos siempre desde Ingeniería SAMAT, cada uno de los datos será introducido por el responsable correspondiente.
  3. Independencia entre departamentos. El trabajo de cada uno de los departamentos se circunscribirá a sus fases sin tener que depender de información del resto de nuestros compañeros.
  4. Compañía trabajando como un solo equipo. Aunque los departamentos puedan actuar de manera independiente, el hecho de que todos sigan el flujo a través de la herramienta hará que la suma de cada uno de los departamentos sume más de lo que sumarán por separado.
  5. Registro de todos los datos. TODOS. Desde que entra el pedido hasta que sale, tenemos todos los datos a nuestro alcance. Además de utilidades como un control de qué productos vendemos más que ayuden a mejorar las gamas o a abaratar o encarecer el producto adecuado, si damos un salto e introducimos la inteligencia artificial… ¿Podremos ayudar al cliente hacia la solución que mejor necesite? ¿Podremos comprar o generar stocks de los productos correctos previamente a que nos los pidan? Las máquinas aprenden a medida que experimentan (en el llamado proceso de machine learning). Su lógica interna es modificada dinámicamente a medida que acumula y evalúa más datos. Las herramientas serán cada día más potentes por sí mismas.

Conclusión y próxima entrada…

Conocer el estado actual de cada uno de los pedidos de la empresa y tener una trazabilidad completa sobre ellos en una herramienta accesible para toda la compañía supone una ventaja diferencial. Además de velocidad y ahorros de tiempo, la seguridad y el control absoluto podrán hacer crecer a la compañía y poder asumir una cantidad mayor de trabajo y de pedidos más especiales.

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