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Resumen
En este texto hablo de los desperdicios relacionados con el software en un departamento de ingeniería. Los divido en tres grandes grupos de desperdicios: estratégicos, de implantación y funcionales. Los desperdicios estratégicos incluyen la adquisición de software innecesario y la elección incorrecta del programa adecuado. Los desperdicios de implantación se refieren al exceso de licencias y a la mala elección de un implantador de software. Por último, los desperdicios funcionales se relacionan con la infrautilización de capacidades del software y las actualizaciones innecesarias.
Para evitar estos desperdicios, es importante evaluar cuidadosamente las necesidades del departamento, gestionar adecuadamente las licencias de software, brindar formación adecuada al personal y seleccionar proveedores confiables. Además, es esencial elegir un software que se ajuste a las necesidades específicas del departamento. Al abordar estos puntos, se puede minimizar el despilfarro de dinero y tiempo, y maximizar la eficiencia y la productividad en el departamento de ingeniería.
Introducción
En anteriores artículos de esta serie, Desperdicios en Lean Engineering, he hablado de una cantidad de desperdicios que puede haber en tu departamento de ingeniería. Si quieres repasarlos antes de leer esta publicación, los tienes aquí:
- Lean Engineering. Desperdicio #1: Los planos. Los planos pueden ser un auténtico desperdicio para un departamento de ingeniería: consumen grandes recursos, sus errores son catastróficos. ¡No aportan valor al cliente!
- Lean Engineering. Desperdicio #2: El conocimiento tácito. El conocimiento tácito, vital para una empresa, es un agente doble porque es fuente inagotable de ineficiencias y desperdicios. Abordamos en este artículo como solucionarlo
- Lean Engineering. Desperdicio #3: el «Artista». El ingeniero «artista» es un desperdicio que no se puede permitir ningún departamento técnico: conlleva exceso de celo, exceso de tiempo y exceso de desperdicio.
- Lean Engineering. Desperdicio #4: La codificación. Codificar se convierte en un desperdicio cuando no nos permite ser ágiles con la gestión documental. ¡Evítalo!
- Lean Engineering. Desperdicio #5: La (mala) comunicación. La comunicación es clave dentro de los departamentos de ingeniería y fuera de ellos. Evitar malentendidos y saber qué quiere exactamente el cliente es clave en el éxito.
Y sobre el tema que ocupa hoy, ufff, podría hablar durante varios capítulos sobre ello: el software.
Software hay a patadas, ciertamente, y lo hay para todo tipo de necesidades en un departamento de ingeniería y del resto de la empresa, en general, pero que concierne a los departamentos técnicos,… El foco de despilfarro referente al software podría ser casi inabarcable: desde la adquisición de software no necesario, exceso de licencias, infrautilización de capacidades contratadas, falta de formación, mala elección de un implantador de soluciones, elegir de forma incorrecta el momento adecuado y un largo etcétera.
Voy a tratar de explicar por qué son desperdicios y cómo pueden evitarse. Lo tienes en tu mano.
Tipos de desperdicios basado en el software
Podría clasificar los despilfarros con el software en tres grandes grupos y los ordeno por grado de importancia:
- Estratégicos. Son aquellos que hacen referencia a contar con un software no adecuado para el departamento técnico.
- Implantación. Aquellos debidos al hecho de no haber encajado bien el software en el departamentos.
- Funcionales. Son esos despilfarros que se realizan por no usar adecuadamente el software elegido.
Desperdicios estratégicos
- Adquisición de software no necesario: A menudo, las empresas pueden caer en la trampa de adquirir software innecesario debido a una falta de comprensión de las necesidades reales de su departamento de ingeniería. Esto puede llevar a la compra de licencias costosas y programas que no se utilizan ni aprovechan al máximo. Es importante realizar una investigación exhaustiva y una evaluación adecuada de los requisitos antes de invertir en software nuevo. ¿Necesitas realmente Catia, o Ansys? ¿Has analizado adecuadamente tus necesidades?
- No realizar un estudio ROI adecuado: El software que quieres implantar, ¿te va a mejorar la productividad de tu departamento o no? Y, ¿a qué precio? Realizar un estudio del retorno de la inversión (return of investment, ROI) es imprescindible. No hacerlo significará que está comprando el software con los ojos cerramos esperando que se cumplan tus expectativas de mejora de la productividad. En SAMAT, hace unos meses pensamos en implantar el ERP de Microsoft, tentados por sus multiples automatizaciones: el ROI que hicimos nos arrojó que el coste era superior a los beneficios dándonos un ROI muy pobre y en muchos años.
- Falta de integración y compatibilidad: Es esencial asegurarse de que el software adquirido sea compatible con otras herramientas y sistemas utilizados en el departamento de ingeniería. La falta de integración puede ser costosa y llevar a problemas de incompatibilidad, duplicación de esfuerzos y pérdida de tiempo al tener que realizar tareas manualmente o transferir datos entre diferentes sistemas. Esto es gravísimo: irás hacia atrás; en lugar de mejorar la productividad la emporarás.
- No considerar alternativas de software: En ocasiones, las empresas pueden caer en la trampa de elegir el software más popular o ampliamente conocido, sin explorar otras alternativas que podrían ser más adecuadas para sus necesidades específicas. Es importante investigar y evaluar diferentes opciones de software, considerando factores como costo, integración, funcionalidad y soporte técnico antes de tomar una decisión final. Busca en Googleeeeeee… en Linkedin, también, claro.
- Enamoramiento con el software: por experiencia he visto que empresas no realizan un cambio de software porque están enamorados del software actual o que, realmente, no quieren asumir el coste hundido que supondría un cambio de software. El análisis ROI podría sacarles de esta situación pero cuando estás enamorado, ¿atiendes a razones?
Desperdicios de implantación
- Exceso de licencias: Otra manera en la que se puede despilfarrar dinero es a través del exceso de licencias de software. Esto puede ocurrir cuando se compran más licencias de las necesarias o cuando no se gestiona adecuadamente el uso de las licencias existentes. Esto puede llevar a un gasto innecesario y a falta de recursos en otros aspectos importantes del departamento de ingeniería.
- Mala elección de un implantador: La elección incorrecta de un implantador o proveedor de servicios de software también puede resultar en un despilfarro de dinero y tiempo. Un proveedor inepto puede incurrir en retrasos en la implementación, problemas técnicos y falta de soporte adecuado. Es crucial investigar y seleccionar cuidadosamente a los proveedores de servicios para garantizar una implementación exitosa y un soporte continuo. Busca referencias de terceros y busca en Google, ¿por qué no? Tenemos un cliente que no nos encontró por este medio porque, ¡no se les ocurrió que hubiera una empresa como la nuestra que implantara Configuradores!
- Falta de formación: La falta de formación adecuada del personal puede ser otro factor que contribuye al despilfarro de dinero y tiempo en un departamento de ingeniería. Sin el conocimiento adecuado sobre cómo utilizar eficazmente el software, los ingenieros pueden cometer errores, dedicar más tiempo del necesario a tareas rutinarias o incluso generar resultados incorrectos. Esto puede provocar disrupciones en los proyectos y afectar la productividad general del departamento.
- Falta de colaboración y comunicación interna: La falta de colaboración y comunicación entre el equipo de ingeniería y otros departamentos dentro de la organización puede conducir a la adquisición de software duplicado o innecesario. Es esencial fomentar la colaboración y el intercambio de información para identificar de manera efectiva las necesidades y evitar el despilfarro de recursos. Esto lo he visto más de una vez, el departamento de marketing se compra un caro software de renderizado que se podría haber ahorrado si hubiera sabido que SolidWorks tiene un visor muy completo llamado eDrawings que permite ver el 3D completamente y hacer explosiones 3D espectaculares
Desperdicios funcionales
- Infrautilización de capacidades: Muchas veces, el personal de ingeniería puede no estar capacitado o familiarizado con todas las funciones y capacidades de un software determinado. Esto puede conducir a una subutilización de las características y funcionalidades disponibles, lo que resulta en un desperdicio de tiempo y dinero invertido en la adquisición del software. Es esencial proporcionar la formación adecuada al personal para maximizar el uso del software y aprovechar al máximo sus capacidades.
- Actualizaciones innecesarias: A veces, las organizaciones pueden verse tentadas a invertir en actualizaciones de software sin evaluar adecuadamente si son realmente necesarias. Es importante analizar cuidadosamente las mejoras y características adicionales que ofrece una actualización y determinar si justifican el costo y el tiempo requerido para implementarlas. Tomar decisiones informadas sobre las actualizaciones puede evitar gastos y esfuerzos innecesarios.
- Actualizaciones necesarias no llevadas a cabo. Es junto lo contrario que el punto anterior, jaja. Claro, hay que estar al día de las innovaciones en tu software y saber cuáles pueden ser beneficiosas para ti y cuales puedes obviar. Tener un buen distribuidor o un implantador capaz de decirte qué necesitas es un valor que deberías tener en tu cartera.
- Falta de seguimiento y evaluación del rendimiento: Sin un seguimiento y evaluación periódica del rendimiento del software utilizado, es difícil identificar ineficiencias y áreas de mejora. Al monitorear de cerca el uso y los resultados obtenidos con el software, se pueden identificar problemas, como subutilización, errores recurrentes o la necesidad de nuevas funcionalidades. Esto permite realizar ajustes y mejoras que pueden ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. No vale, ni muhco menos, con hacer el esfuerzo de comprar e implantar, ¡hay que hacer un seguimiento y medir resutados!
- Uso del software en base al histórico. No todos los softwares dan su máximo rendimiento de esta forma. En un artículo previo indiqué porqué el histórico no es un valor en una empresa en cuanto a proyectos históricos CAD se refiere, leer aquí.
Conclusiones
En resumen, para evitar el despilfarro de dinero y tiempo en el departamento de ingeniería relacionado con el software, es importante considerar aspectos como la integración, las actualizaciones necesarias, el seguimiento del rendimiento, la exploración de alternativas y la promoción de la colaboración interna. Abordar estos puntos puede ayudar a optimizar los recursos, mejorar la eficiencia y aprovechar al máximo el software utilizado en el departamento de inge
Este despilfarro de dinero y tiempo en un departamento de ingeniería puede evitarse mediante una cuidadosa evaluación de las necesidades, gestión adecuada de las licencias, capacitación y formación adecuadas del personal, selección de proveedores confiables y elección de un software que se ajuste a las necesidades específicas del departamento. Las empresas pueden minimizar los costes innecesarios y maximizar la eficiencia y la productividad en el departamento de ingeniería.
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Este artículo ha sido escrito por David Sánchez Mateo, especialista en Ascensores y Configuradores, propietario y fundador de Ingeniería SAMAT. Ingeniero Industrial Mecánico por la Universidad de Zaragoza (Centro Politécnico Superior, actual EINA), Máster en Gestión de la Innovación y Prevención de Riesgos Laborales y ayudado por la Inteligencia Artificial: software empleado chatGPT-4.
