Lean Engineering. Desperdicio #7: La espera

Resumen

Introducción a la «espera»

En anteriores artículos de esta serie, Desperdicios en Lean Engineering, he hablado de una cantidad de desperdicios que puede haber en tu departamento de ingeniería. Si quieres repasarlos antes de leer esta publicación, los tienes aquí:

• Lean Engineering. Desperdicio #1: Los planos. Los planos pueden ser un auténtico desperdicio para un departamento de ingeniería: consumen grandes recursos, sus errores son catastróficos. ¡No aportan valor al cliente!
• Lean Engineering. Desperdicio #2: El conocimiento tácito. El conocimiento tácito, vital para una empresa, es un agente doble porque es fuente inagotable de ineficiencias y desperdicios. Abordamos en este artículo como solucionarlo
• Lean Engineering. Desperdicio #3: el «Artista». El ingeniero «artista» es un desperdicio que no se puede permitir ningún departamento técnico: conlleva exceso de celo, exceso de tiempo y exceso de desperdicio.
• Lean Engineering. Desperdicio #4: La codificación. Codificar se convierte en un desperdicio cuando no nos permite ser ágiles con la gestión documental. ¡Evítalo!
• Lean Engineering. Desperdicio #5: La (mala) comunicación. La comunicación es clave dentro de los departamentos de ingeniería y fuera de ellos. Evitar malentendidos y saber qué quiere exactamente el cliente es clave en el éxito.
• Lean Engineering. Desperdicio #6: El software. El software, una herramienta de doble filo. Imprescindible para el desarrollo de una empresa, pero un pozo sin fondo si no tienes un plan para implantarlo correctamente.

«El que espera, desespera». Eso creo que lo tenemos claro todos, ¿verdad? Pues hay que evitar esperar porque además de desesperar, perdemos dinero en la empresa y muchas más cosas, ¡hasta la salud! Y cuidado, que estamos hablando de uno de los recursos más caros de la empresa, ¡las horas de ingeniería!

Orígenes de la espera en la Ingeniería

Veamos los principales focos de pérdida y desperdicio en un departamento técnico derivada de la espera.

Por si acaso, antes de nada: espera significa que un ingeniero está ocioso, que no trabaja, es decir, que el flujo de valor no fluye, que no da un palo al agua durante un tiempo, ¡vamos! La espera de ingenieros se produce cuando la información necesaria para ejecutar una tarea no está disponible. Puede tratarse de la autorización para realizar el trabajo, de la entrada de información que debe procesarse o de los recursos que deben utilizarse durante la ejecución.

La espera de autorización significa que, aunque el proceso dispone de todas las entradas y recursos necesarios, no está autorizado para iniciarse. La autorización puede ser un momento predefinido o una entrada de control para iniciar el proceso. Esperar entradas o recursos significa que los procesos anteriores no entregaron la información necesaria a tiempo o que otro proceso está reteniendo un recurso durante más tiempo del previsto. La espera puede ser «programada» o «no programada», es decir, producirse de forma esperada o inesperada. Por eso es tan importante delegar, o mejor dicho, empoderar a tus ingenieros.

En el caso de la espera programada, se planifica que las personas, la información y los recursos permanezcan inactivos durante cierto tiempo. Los tiempos de espera se definen durante la planificación como consecuencia de, por ejemplo:

• Tiempo de reserva excesivo añadido por un planificador. Se incluye más tiempo de reserva del necesario entre actividades debido a riesgos percibidos, retrasos históricos o impuestos por el proceso y las directrices estándar (es decir, el tiempo de amortiguación debe ser igual al X% de la ruta crítica). En caso de incertidumbre significativa, la decisión de qué es un búfer adecuado y qué es un búfer excesivo será probablemente algo subjetiva. El reto consiste entonces en crear una estructura de desglose del trabajo que permita a los ingenieros en espera realizar otros trabajos importantes.
• Largos plazos de entrega internos o externos. Los plazos de entrega internos o externos para actividades clave en determinadas fases del proyecto pueden ser muy largos (por ejemplo, entrega de prototipos, aprobaciones de seguridad, pruebas especializadas). Esto impone un tiempo de espera en otras tareas hasta que el proyecto recibe el visto bueno para seguir adelante.
• Existencia de fuertes de dependencias entre tareas. Las complejas interdependencias entre tareas a menudo no permiten crear un plan sin tiempos de espera.
• Falta de recursos. No hay recursos disponibles para realizar tareas independientes en paralelo, por lo que una tiene que esperar a que la otra se complete.

La espera no programada es el tiempo de espera inesperado que puede producirse durante el desarrollo debido a uno de los siguientes factores:

• Falta de disciplina en la programación. Los miembros del equipo descuidan el calendario y/o los jefes de proyecto y la dirección no lo hacen cumplir.
• Cambios en los requisitos o en el diseño. Los cambios pueden hacer que la duración de las actividades difiera de la planificación, provocando así tiempos de espera en los siguientes pasos del proceso. Además, estos cambios no suelen traer únicamente una espera sino que suelen alterar la automatización, a veces de forma global, por lo que se incurren en nuevos costes y alargamiento de los plazos.
• Procesos desequilibrados o planificación demasiado ajustada. Los procesos no se coordinan y su capacidad no se dimensiona adecuadamente durante la planificación. Esto da lugar a calendarios poco realistas, si se exprimen las capacidades insuficientes o desequilibradas para ajustarse a los objetivos o expectativas. El calendario original resulta entonces poco realista y propenso a los retrasos. Mientras que un buffer excesivo da lugar a esperas planificadas, los calendarios demasiado ajustados dan lugar a esperas no planificadas. Los calendarios demasiado ajustados pueden dar lugar a una falta total de indicaciones durante la ejecución, ya que los miembros del equipo las ignoran rápidamente.
• Rendimiento inferior a las expectativas. La estimación del rendimiento puede haber sido demasiado optimista. Unos requisitos de rendimiento excesivos durante periodos de tiempo prolongados pueden provocar fatiga tanto en las personas como en el equipo. Asimismo, las personas o los equipos asignados a la ejecución de una tarea pueden no ser los adecuados, provocando retrasos.
• Otros desperdicios. Otros desperdicios, como la sobreproducción, el transporte, el sobreprocesamiento, el movimiento, la reelaboración de información defectuosa, etc., suelen perturbar el flujo de valor en DP y, por tanto, provocan tiempos de espera adicionales.

Pérdidas que acarrea la «espera»

Aquí puedo ser muy escueto: la espera nos trae pérdida de tiempo, que se traduce en pérdida de dinero, de productividad y competitividad. Esto, en general, pero particularmente, en un departamento de Ingeniería supone el no poder colocar productos en el plazo que la Dirección había definido. Esos productos pueden ser una gama dada de cualquier de tus actuales equipos o bien algo especial. En ambos casos, las pérdidas pueden ser catastróficas, tanto monetarias como reputacionales. Y, además, el tiempo que se pierde, difícilmente se recupera.

Enumero cinco perdidas importantes, que seguro ya has «saboreado» en algún momento de tu vida laboral. A ver qué te parece y si me dejo alguno, se tan amable de indicarmelo en Comentarios, ¡gracias!:

1. Retrasos en el lanzamiento de productos al mercado: Supongamos que una empresa de tecnología planeaba lanzar un nuevo dispositivo móvil antes de la temporada de compras navideñas. Sin embargo, debido a retrasos en el desarrollo de software, el lanzamiento se pospone hasta después de las fiestas, lo que resulta en una disminución significativa de las ventas y una pérdida de oportunidades de ingresos. ¡Coste de oportunidad perdida total!
2. Incremento en costos de producción debido a la prolongación de los proyectos: Un fabricante de ascensores que experimenta retrasos en el diseño de un nuevo modelo puede enfrentarse a costos adicionales en materiales, mano de obra y otros recursos. Esto, a su vez, disminuye los márgenes de ganancia proyectados para el ascensor. ¡Si te gastas las ganancias en cubrir los costes de ingeniería, vaya plan!
3. Reducción de la eficiencia y productividad del equipo de ingeniería: Un equipo de ingenieros de software que se ve obligado a lidiar con constantes interrupciones o tareas superfluas puede experimentar una disminución en la calidad del trabajo, así como en la moral y el compromiso del equipo.
4. Posible desmotivación del personal a raíz de la falta de avance en los proyectos: Cuando los proyectos se prolongan más allá de lo previsto, los miembros del equipo pueden sentirse frustrados y desmotivados al ver que su arduo trabajo no produce resultados tangibles. Es una fase que yo llamo ya de odio, odias al proyecto en el que estás y estás deseando que acabe para comenzar otro. Pero no.
5. Pérdida de oportunidades de negocio por no llegar a tiempo al mercado con nuevas soluciones: Una empresa de tecnología que no logra lanzar una actualización clave de su software antes que sus competidores corre el riesgo de perder cuota de mercado, ya que los clientes podrían optar por utilizar las soluciones de la competencia.

Como vemos, no solo desesperas con la espera, sino que pierdes mucho.

Soluciones para evitar las pérdidas por la espera

Sabiendo ya lo que puede salir mal y sus consecuencias, es más sencillo tener en cuenta algunas ideas y métodos para que esto no ocurra. Igualmente, te planteo unas cuantas vías para evitar las consecuencias de la espera indeseada:

1. Automatización de procesos: Identificar tareas repetitivas que puedan automatizarse puede liberar tiempo para el personal de ingeniería, permitiéndoles enfocarse en actividades de mayor valor agregado. ¿Te suena habérmelo leído antes? Pongo mi favorita en la primera posición.
2. Evaluación de los tiempos de reserva: Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, el equipo podría revisar los tiempos de reserva entre la finalización de una fase de codificación y el inicio de pruebas. Si históricamente ha habido pocos problemas en esta transición, podrían reducir el tiempo de reserva planificado, permitiendo que las pruebas comiencen más rápidamente.
3. Reducción de plazos de entrega: En el caso de un proyecto de diseño industrial, si una fase de prototipado suele tomar un mes, el equipo podría implementar nuevos métodos o tecnologías para intentar reducir ese tiempo a tres semanas, lo que permitiría un avance más rápido en las fases posteriores del proyecto.
4. Gestión de dependencias: En el desarrollo de un producto electrónico, el equipo podría reorganizar el orden de algunas tareas para minimizar las dependencias entre ellas, permitiendo que ciertas actividades puedan iniciarse antes, reduciendo así los tiempos de espera.
5. Planificación de recursos: Si en un proyecto de construcción se requieren ciertos equipos que a menudo están en alta demanda, el equipo de proyecto podría hacer las reservas con antelación para asegurarse de que los recursos estén disponibles cuando se necesiten.
6. Enfoque en la disciplina y control de cambios: En un proyecto de implementación de software, se podría establecer un procedimiento riguroso para la aprobación de cambios en los requisitos. Esto ayudaría a evitar cambios de última hora que podrían generar tiempos de espera adicionales.
7. Análisis de rendimiento: En un proyecto de consultoría, el equipo de gestión podría realizar revisiones regulares del desempeño para identificar cuellos de botella o ineficiencias en la ejecución de tareas, permitiendo tomar acciones correctivas a tiempo.
8. Implementa metodologías ágiles: Adoptar enfoques como Scrum o Kanban puede ayudar a organizar el trabajo en tareas más manejables, fomentar la colaboración y la transparencia, y permitir ajustes más rápidos a medida que avanza el proyecto. No sigas un plan rígido: como dijo el Mariscal de campo Moltke: ningún plan sobrevive al contacto con el enemigo.
9. Capacitación y desarrollo del personal: Proporcionar capacitación continua, así como oportunidades para el desarrollo profesional, puede fortalecer las habilidades del equipo de ingeniería y aumentar su eficiencia en el trabajo.
10. Uso de herramientas de gestión de proyectos: Emplear herramientas sencillas de gestión de proyectos, como Trello, puede ayudar a organizar tareas, asignar responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.
11. Establecer plazos realistas: Es crucial desarrollar plazos que sean alcanzables y realistas, evitando la presión excesiva que puede conducir a errores y a la prolongación innecesaria de los proyectos.
12. Fomentar una cultura de comunicación abierta: Promover la comunicación efectiva y la colaboración entre los miembros del equipo, así como con otros departamentos, puede garantizar que las posibles barreras y obstáculos se aborden rápidamente.

Conclusión

A modo de resumen y de conclusiones te dejo este listado:

1. La espera en un entorno industrial resulta costosa tanto en términos de recursos financieros como en el potencial impacto en la salud y la productividad de los empleados. Desperdicio total para la cultura Lean Engineering.
2. Las esperas en un departamento técnico pueden originarse por la falta de autorización, demoras en la entrada de información necesaria o la escasez de recursos, tanto de forma programada como no programada.
3. La espera programada se origina por factores como tiempos de reserva excesivos, plazos de entrega prolongados, fuertes dependencias entre tareas y la falta de recursos para tareas en paralelo. La espera no programada puede surgir por falta de disciplina en la programación, cambios en requisitos o diseño, procesos desequilibrados, rendimiento por debajo de las expectativas y otros desperdicios.
4. Las pérdidas derivadas de la espera incluyen retrasos en lanzamientos al mercado, costos adicionales de producción, disminución de eficiencia y productividad, desmotivación del personal, y pérdida de oportunidades de negocio.
5. Para evitar las pérdidas ocasionadas por la espera, se pueden implementar soluciones como la automatización de procesos, revisión de los tiempos de reserva, reducción de plazos de entrega, gestión de dependencias, planificación de recursos, enfoque en la disciplina y control de cambios, análisis de rendimiento, implementación de metodologías ágiles, capacitación del personal, uso de herramientas de gestión de proyectos, establecimiento de plazos realistas y fomento de una cultura de comunicación abierta.

En resumen, la espera en un entorno empresarial puede resultar costosa y perjudicial en varios aspectos, pero implementar soluciones específicas puede ayudar a mitigar sus efectos negativos y mejorar la eficiencia y el rendimiento del equipo.

Si te has visto reflejado en algún punto de este escrito y quieres que te echemos una mano desde Ingeniería SAMAT, ¡no tienes más que decírmelo!

Este artículo ha sido escrito por David Sánchez Mateo, especialista en Ascensores y Configuradores, propietario y fundador de Ingeniería SAMAT. Ingeniero Industrial Mecánico por la Universidad de Zaragoza (Centro Politécnico Superior, actual EINA), Máster en Gestión de la Innovación y Prevención de Riesgos Laborales y ayudado por la Inteligencia Artificial: software empleado han sido chatGPT.