Resumen
La codificación de artículos en empresas industriales puede convertirse en una fuente de desperdicios de tiempo y frustraciones. Aunque he visto algunos sistemas de codificación muy descriptivos y detallados, el mejor sistema de codificación es no codificar, es decir, utilizar una codificación secuencial que no tenga significado semántico, pero que se relacione con un material a través de un conjunto de propiedades que lo definen. Además, la automatización a través de un PDM puede hacer que la búsqueda de referencias sea más fácil, ya que los artículos estarán descritos por estas propiedades.
Introducción
Otras entradas en esta serie:
- Lean Engineering. Desperdicio #1: Los planos. Los planos pueden ser un auténtico desperdicio para un departamento de ingeniería: consumen grandes recursos, sus errores son catastróficos. ¡No aportan valor al cliente!
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Continuo con la serie de desperdicios que tenemos en los departamentos técnicos de nuestras empresas. En este caso voy a hablar de la codificación de artículos… Si me dieran 10 euros por cada vez que he oído a un representante de un departamento de ingeniería o una oficina técnica o incluso a un director general, “oye, ¿cómo codifican otras empresas?”, no me haría falta trabajar.
La codificación no solo es un dolor de cabeza sino que es por antonomasia una fuente de desperdicios tremenda: de tiempo buscando un material, de tiempo introduciendo códigos a mano en un sistema ERP, de frustraciones por no encontrar un determinado código,… Por no hablar de la fase de cómo definir un código o un sistema de codificación.
No es que yo sea un experto en códigos o en codificación, pero sí que he visto multitud de empresas de diversos sectores industriales con una problemática muy similar: como leñe tengo que codificar.
Porque, ¿qué es la de codificación?
Esa es fácil: ponerle un número o una sucesión alfanumérica a un artículo de tu empresa.
Sigamos.
Creo que tienes dos formas de enfrentarte a esto:
- Si el sistema actual de codificación te funciona, déjalo como está
- Si quieres dejar de sufrir, cámbiate al más sencillo de todos, que es el que mejor resultado estoy viendo, es el de no codificar.
Voy a contaros una batallita del abuelo cebolleta, si me lo permitís, y es que cuando entré a trabajar en MP hace un montón de años, cayó en mis manos un manual de unas 25 ó 30 páginas en las que se explicaba pormenorizadamente cómo se debía codificar.
Era una maravilla. Quien lo confeccionó era un auténtico crack, tenía toda la fábrica la empresa en la cabeza.
Viendo ese código eras capaz de decir el origen de la pieza, el material, el componente donde estaba incluido, si era de fabricación propia o de proveedor, y un largo etcétera de información muy interesante. Creo que incluso te decía la fecha de nacimiento del diseñador de dicha pieza.
Esto lo hemos visto en otras empresas también, desde luego, la intención es que el código tiene que ser hiper descriptivo, quien lo lea tiene que saber lo máximo posible de la pieza.
Yo no voy a decir que este método sea bueno o malo porque como he dicho antes no soy experto en codificación, lo único que sé es que algunos clientes que utilizan este método nos han comentado que su mantenimiento y su manejo es bastante complejo.
Vuelvo de nuevo a explicar por qué creo que el mejor sistema de codificación es no codificar. Bueno esto merece una explicación, ¿verdad? En realidad, sí que se codifica, lo que ocurre es que la codificación que me gusta más es la secuencial, no tiene significado, semánticamente no nos dice nada, únicamente es un código que relaciona a un material dentro de la gestión de la empresa.
Entonces, te preguntarás, cómo hacemos para relacionarlo con el material, cómo hacemos para buscarlo, cómo hacemos para crearlo, cómo hacemos para manejarnos con él.
Pues de una manera bien sencilla, el código es una propiedad más dentro de un conjunto de propiedades que definen a ese material. Podríamos decir que es una etiqueta. Un material va a quedar definido por la descripción de todas estas propiedades: las que necesites, las que definas, las que acordéis en la empresa que son las apropiadas para definir un artículo.
Como sabes, nosotros estamos muy relacionados con proyectos basados en CAD, con SolidWorks, vaya. Y obviamente ahí hay una cantidad de piezas, conjuntos, ensamblajes, planos, listas de materiales y un largo etcétera que deben ser gestionados y como no, codificados.
Bien, punto y aparte.
También sabes que somos expertos en SAMAT en la gestión de PDM, dónde se almacenan ordenadamente toda la documentación técnica de un proyecto, de un pedido, de un producto, de lo que sea.
Vaya, estoy mezclando varias cosas eh: codificación, documentación técnica, propiedades… ¿A dónde quiero llegar?
Pues me dejo una pata… Y si crees que me conoces y piensas que voy a nombrar a la automatización, tengo que reconocer que realmente me conoces muy bien. Porque la pata que me quedaba era hablaros de la automatización.
Vuelvo a preguntarme yo a mí mismo. ¿Dónde quiero ir a parar?
Pues fíjate.
Mi idea es que el código se genere secuencialmente porque no vamos a tener ningún problema en buscar ninguna referencia si tengo un proceso automatizado en base a un PDM, con todos los artículos descritos gracias a las propiedades que os he hablado antes.
No va a haber ningún problema en buscar una pieza, un código de fabricación, sí soy capaz de buscar las características que lo definen, que en que en tu caso serán distintas a las de cualquier otra empresa, incluso el mismo sector. Habitualmente, con algunos clientes quedan definidas las piezas sabiendo el perfil de la pieza, su longitud, las operaciones que ha sufrido para conformarla, el material del que está fabricada, el plano o planos a los que va asociada, y así todas las propiedades que necesitemos.
Ya no es tan importante que una pieza pertenezca, por ejemplo, a un chasis de un ascensor o que sea dé un componente de fabricación externa, porque el código solo hace referencia a la pieza, pero todas las propiedades que lo acompañan me definen dicha pieza.
Si además disponemos de un configurador los beneficios se multiplican. Por un lado, la estandarización de componentes viene dada por las reglas de ingeniería, no es necesario que yo defina todos los componentes posibles con todas sus variaciones incluidas y ponerles un código: eso es un trabajo arduo, aburrido, monótono e innecesario. ¿Por qué? Pues porque la automatización y el configurador te van a ir creando los códigos y estas piezas conforme las vayas utilizando no antes.
Veámoslo con un ejemplo en concreto: imagina que tienes un producto que sea una plataforma de rodillos para transferencia de carga. Y quieres estandarizar las patas que pueden ser utilizadas en dichas plataformas: más altas, más gruesas, con regulador, sin regulador de altura, con accesorio para dos plataformas, con ménsula para colocar motor, con lo que quieras… El método tradicional sería que tú fueras creando todas las patas recogiendo todos esta combinatoria, le irías dando código, su plano correspondiente por supuesto, de tal forma que al cabo de unas horas o unos días, tendrías una magnífica colección de patas para tus mesas de rodillos. Codificadas, por descontado.
Bien, lo que yo te propongo es que tengas una pata paramétrica, un configurador con reglas asociadas de esa pata en función de todas las variables que hemos mencionado, y que conforme vayas generando patas para diferentes pedidos, se vayan codificando y guardando en el almacén.
De hecho, con este sistema puedes conseguir que las piezas se auto-codifiquen como quieras. Es decir, 20-1234-00001, siendo 20, la carpeta raíz, 1234 la subcarpeta y 00001 el contador. Quizá esto suene más eficiente que solo poner el código en un contador. Al final siempre se usan prefijos para definir pieza comercial frente a la fabricación, compras o lo que necesites.
¿Ves la diferencia? En ambos casos hemos estandarizado, pero, ¿quién ha trabajado en un caso y quien ha trabajado en el otro?
Pues de este modo vas codificando, estandarizando, almacenando, en función de tus necesidades no en función de tus necesidades futuras. El ahorro es importante. Los clientes que tenemos que usan este método ni te imaginas la de tiempo que se ahorran.
Por esta razón, muchas veces en otros foros, he indicado que el concepto de la estandarización cambia cuando automatizas. Lean Engineering en estado puro.
Si quieres leer el artículo previo sobre el Desperdicio #: el «Artista», pulsa AQUI.
