La automatización dentro del ecosistema de las empresas – 1.0

El ecosistema de una empresa

La automatización de procesos logrará vertebrar toda la empresa

Las empresas, por lo general y por nuestra experiencia adquirida con los años, y tras ir conociendo las del sector industrial, hemos visto que son un sistema complejo de personas, organizadas por departamentos, con intereses muchas veces contrapuestos, al menos en apariencia, donde unos son clientes de los otros y en las que rara vez todo fluye como la seda. Todo ello forma un ecosistema, más o menos ordenado, confuso o directamente, caótico, donde sus responsables tratan de organizar de la mejor manera posible los designios de la misma.

Por esta razón, causa perplejidad cuando defendemos la idea de que la implantación de un sistema de automatización de procesos en toda la empresa, logrará vertebrarla y, gracias a unos flujos de trabajo e información inéditos hasta entonces, ganar una productividad inesperada. Pero, ciertamente, es así. En este capítulo trataremos de ver como, en los diversos departamentos, esta automatización es la causante de que todo fluya y de la restauración de lo que hemos venido en llamar la «paz social» interna de la empresa, donde los departamentos se consideran colegas y no clientes unos de otros.

Los departamentos involucrados en esta revolución

Todo comienza, normalmente, en los departamentos técnicos

La inmensa mayoría de las empresas que contactan con nosotros lo hacen porque ya han llegado a un punto en sus departamentos técnicos difícil de soportar, y aquí podemos incluir a aquellas secciones de la empresa que generan el producto de la compañía o los pedidos personalizados (especiales, semi-especiales, semi-estándar,…) adaptados de los productos originales, como son Ingeniería, I+D+i u Oficina Técnica. No nos enzarzaremos en disquisiciones de diferenciación entre unos y otros porque las empresas los denominan y «confunden» continuamente, y no es nuestra intención aumentar dicha confusión.

Cuando nos referimos a que estos departamentos llegan a un situación limite, nos referimos a que son incapaces materialmente de mantener el ritmo de entrada de pedidos (o creación de nuevos productos para llegar a tiempo al mercado) para poder generar toda la documentación técnica necesaria para su fabricación, o al menos, generarla con la calidad que el producto y el cliente demandan.

No es extraño ver como estos técnicos, invierten ingentes cantidades de recursos (humanos y materiales) para no llegar a tiempo con los requisitos: planos detallados de fabricación, manuales técnicos personalizados o listado de materiales de compra, por poner unos simples ejemplos.

Y tampoco es rara la situación en la que estas mismas personas deben dar servicio a los equipos de ventas interviniendo en procesos largos y costosos de venta para proyectos complejos, lo cual, obviamente, redunda en una exigencia mayor de los recursos disponibles.

¿Cuál es la solución? Automatizar. Esto lo veremos en los siguientes artículos donde desarrollaremos la problemáticas, las soluciones que aporta Ingeniería SAMAT y lo ilustraremos con casos de éxito y datos concluyentes muy esclarecedores.

El departamento comercial también se apunta al carro

Cada vez son más los departamentos comerciales que nos llaman para que les creemos un configurador comercial vía web para venta directa desde el cliente, pero esta es otra historia que contaremos más adelante. Ahora, me quiero referir al hecho, que tantas veces hemos vivido ya, según el cual, cuando hemos completado una implantación exitosa en los departamentos técnicos, la noticia de la gran productividad ganada por estos departamentos corre como la pólvora y suele llegar a oídos de los equipos comerciales.

Enseguida entienden que ese configurador tan personalizado para Ingeniería, podría «dársele una vuelta» y prepararlo para que los equipos comerciales tengan un apoyo directo en la venta. Hasta la fecha, y con estos configuradores creados la respuesta de Ingeniería a las consultas de los comerciales ha descendido en tiempo de una forma milagrosa, por lo que ellos, entienden y con mucha razón, que ellos deberían contar con un configurador similar. Quizás, no con tanto detalle ni con una definición tan exhaustiva de los equipos para configurar, pero sí una simplificación tal que les permita ofertar un pedido con presteza, y sobre todo, con seguridad y fiabilidad.

Es un win-win, en toda regla. Ingeniería libera recursos y Comercial empodera a su personal dando, por cierto, una imagen de gran calidad ante los clientes, quien ahora ven como se les puede ofrecer una respuesta casi inmediata frente a los varios días de espera, que era lo habitual.

Como decíamos, Comercial se sube al carro.., de la innovación, de la automatización de procesos. ¡Automatizamos la venta!

Producción quiere automatizar, no vale con el ERP

¡Quien lo iba a decir!, ¿verdad? Quizás uno de los procesos que estaban más automatizados con nuestro flamante ERP que acabamos de implementar y con el que estábamos tan contentos y orgullos, de repente, nos damos cuenta que le faltaba algo. ¡Por supuesto! No tenemos noción de que se pueden automatizar muchos procesos que llevamos a diario, y ahora comprobamos que sí, desde luego que los departamentos de Planificación o Producción merecen, como cualquier otro de la empresa, automatizar en la medida de lo posible sus procesos y actividades.

Bueno, es obvio, desde las oficinas técnicas o desde Ingeniería, se genera mucha información, demasiada información: máxime porque ahora, con los mismos recursos somos capaces de gestionar más pedidos que antes de la automatización…

NOTA: estimado gerente o director de área, si usted desea implantar un sistema como el que estamos tratando de definir para reducir personal, comentará una de los mayores errores, y, ¿por qué estoy tan seguro? Primero, porque ningún cliente en todos estos años lo ha hecho, y segundo, porque con su personal, con el conocimiento que atesoran de su producto y con estas nuevas herramientas, serán capaces de aceptar más pedidos, y eso, no hace falta que le indique qué significa para su negocio. ¡Qué gran ventaja competitiva! ¿No le parece?

En este capítulo, nos dedicaremos a explicar el sinfín de procesos y automatizaciones que se abren en esta área: como tratar los planos, las LDM, los DXF, los CSV, como enlazar con PDM, flujos de trabajo para avisar al jefe de producción, a planificación, a compras, a …

Finalmente, expediciones, márquetin, proveedores, clientes,…

Desde luego que todos estos grupos de interés se verán beneficiados por este nuevo paradigma de trabajo y organización, a muchos de ellos les empujará usted para que se suman, otros lo harán de muy buena gana porque verán los beneficios inmediatamente: por ejemplo, un fabricante de semirremolques de camión que tenga un proceso de este tipo automatizado traccionará a su proveedor de cabinas para que haga lo mismo y esté a su altura (plazos, fiabilidad, costes), ¡y si no tendrá que buscarse otro!

También explicaremos con detenimiento como afectará a todos nuestros satélites de alrededor, no se preocupen.

¡Les esperamos en los nuevos artículos!